审计办公文书格式要求

审计办公文书格式要求(17篇)。

在我们的日常生活中，报告的使用频率越来越高，报告中的专业术语需明确解释。你见过的报告是怎样的呢？以下是小编整理的审计办公文书格式要求模板，欢迎参考，希望对你有所帮助。

一）审计办公文书格式要求

尊敬的总经理/各部门负责人：

自20xx年06月28日导入ISO9001:20xx质量管理体系以来，并于20xx年9月27日实施了第一次内部审核，在整个审核过程中，得到了公司领导和各部门的大力支持和配合，确保了本次审核工作的顺利完成，在此表示感谢。下面将具体审核情况报告如下：

一．内审目的：

依据ISO9001:20xx标准要求，对本公司质量管理体系进行内部审核，认清优势，找出不足，必要时提出纠正与预防措施建议，以确保本公司ISO9001:20xx之质量管理体系不断完善和改进，顺利通过认证本公司的现场审核，顺利获取ISO9001：20xx证书。

二．内审范围：

本公司质量手册覆盖的涉及质量管理体系运作之相关部门及要素(5.6条款除外)

三．内审依据：

ISO9001:20xx标准；本公司质量体系文件；客户要求和法律法规；客户订单

四．内审方式：

以抽样的方式，现场交谈、询问、观察、审阅文件和质量记录等，获取客观证据。

五．内审日期：

20xx年10月7日。

六．审核结果：

1、文件审核结果：在现场审核前，审核组集中对本公司的质量管理体系文件进行审核，基本上没发现大的问题（严重不符合），说明本公司的质量管理体系文件基本上符合ISO9001:20xx标准要求和法律法规的要求。

2、现场审核结果：（见下表）

七．审核综合评价：

1、对体系文件的评价：

1）体系文件基本上符合ISO9001：20xx标准及国家法律法规的要求；

2）整套体系文件基本适应本公司产品、过程特点和本公司实际，但是一些控制，如具体操作的指导文件还需完善，建议专门进行研究，以有较强的可操作性。

2、对体系运作的评价：

1）本公司领导具有强烈的质量意识和竞争意识，工作思路清晰。各部门负责人普遍对本公司实施ISO9001：20xx标准有正确的认识态度，但基层员工对体系文件的熟悉程度还有待提高。

2）质量方针得到大力宣传和贯彻，质量观念已深入人心，本公司各项质量目标基本达成。

3）体系自20xx年6月28日正式实施以来，各部门均进行了文件培训，对体系推行起到积极作用。20xx年10月5日由管理者代表组织，各部门配合，完成了对各部门的审核，找出了不足，提出了纠正改善措施，为体系有效实施打下了良好的基础。

4）体系符合性评价：从各部门的查核情况来看,还有这些存在着这些问题：

a)产品标识及检验标识方面应加强；

b)对相关记录填写的及时性应加强。

5）体系有效性评价：从20xx年10月份起，生产的'不良品及客户投诉有明显的减少。员工的精

神面貌和按要求办事的自觉性有较大的提高。这些方面都反映出体系的实施较为有效，但尚存在以下问题和需进一步改进的内容：

a)各种品质记录应及时填写，特别是生产安排、各环节检验、监控的表单；

b)对供应商的品质及交期的监督跟进的有效性需加强；

c)文件执行的力度方面应加强落实（各部门要加强文件的培训工作与贯彻）。

八．审核结论：

质量管理体系基本有效。

九．纠正措施：

对于审核中发现的不合格项，由管理者代表要求责任部门限期整改，其它各部门应“举一反三”地实施系统性的纠正措施，以消除不合格；并且应识别潜在的不合格，采取必要的预防措施。完成日期为一周，一周后由管理者安排审核员进行跟踪验证，对于确有困难的，应至少完成纠正措施计划的编制，报管理者代表审批。

十.记录整理及报告：

由文控负责协助管理者代表对内审相关资料的整理、归档并上报总经理，并由管理者代表上报管理评审。

附件：审核计划、首末次会议记录、内审检查表、内审总结报告、纠正措施单等。

二）审计办公文书格式要求

审计报告是注册会计师对财务报表合法性和公允性发表审计意见的书面文书，因此，注册会计师应当将已审计的财务报表附于审计报告之后，以便于财务报表使用者正确理解和使用审计报告，并防止被审计单位替换、更改已审计的财务报表。

一、审计概况

依公司总经理给内部审计工作安排，审计部于20xx年07月02日-20xx年08月02日对国际营销部、财务部、行政部就20xx年01-20xx年06月期间的产生的物流费用进行了专项审计。

本次审计的主要发现如下：

1、部分非紧急(重要)的快递未选取价格低的快递公司，且未与有产生交易的快递商(**快递)签订协议或合同的问题;

2、代垫费用欠缺还款期限要求，超三个月以上的代垫款(5.5万元)未收回的问题。

项目概况

20xx年01月-06月内部生产经营产生的物流费用，依据合同报价单核算运输费用(拖车、货车)，查阅物流商招投标资料及合同条款。

对各部门产生的快递费用与需求进行核实，查阅快递公司签订合同情况。

二、本期审计发现

1、部分非紧急(重要)的快递未选取价格低的快递公司，且未与有产生产易的快递商(**快递)签订协议或合同的问题;

(1)审计中，我们调出有发生快递费用的二家快递商的合同，见行政部在20xx年3月31日与**快递公司签订的.快递服务合同，未见有**速递相关合同及协议;

(2)调出**价格与**提供的电子档报价单比对，发现**首重价比**平均高36%;

快递单价比对(二家)

目的地 **首重(1kg) **首重(1kg) 价差率

同城 12.00 8.00 33%

省内 13.00 8.00 38%

温州、台州 16.00 12.00 25%

华东 22.00 12.00 45%

小计 36%

(3)我们对20xx年01月-06月实际产生的国内快递费用进行计算，共发生快递费用68，798元，**快递费占总费用96%;

20xx年01-06月快递费用情况

月份 **金额

(RMB) **金额

(RMB)

1月寄付 619 9,024

1月到付 - 532

2月寄付 136 4,133

2月到付 - 1,536

3月寄付 1,752 8,317

3月到付 - 1,011

4月寄付 144 8,999

4月到付 - 1,234

5月寄付 72 17,128

5月到付 - 2,643

6月寄付 164 10,556

6月到付 - 799

小计 2,886 65,912

(4)在审计时问询行政负责快递窗口人员，各部门有快递业务由各部门自行联络快递公司来公司前台取货。

审计建议：

我们建议由行政部统一进行招标或采用比价形式选定适合公司的一家快递公司，在9月之前签订一年有效的合同，后续每年定期更新运费标准。这样有助于确保发生纠纷可以赔付，且计算费用标准一致。

2、代垫费用欠缺还款期限要求，超三个月以上的代垫款(5.5万元)未收回的问题(数据截止20xx年06月30日)：

20xx年上半年代垫支付情况

月份 代垫金额(RMB) 收回金额(RMB) 未收回金额(RMB)

1 67,452.20xx58,901.93 8,550.27

2 19,20xx75 1,846 17,358.75

3 56,623.42 27,268.52 29,354.9

4 16,425.21 4,699.27 11,725.94

5 33,616.30 16,632.43 16,983.87

6 36,232.30 27,972.9 8,259.4

小计 229,554.18 137,321.05 92,233.13

审计建议：

我们建议代垫费用，应控制在三个月内收回，销售会计定期将超期信息提供给营销业务，由营销业务开出催款单提醒客户进行付款。促进公司资金合理循环和周转，提高资金使用的效率。

3、其他问题

1、代垫支付快递费未见在货款中扣除：

部门 月份 邮递日期 邮递编号 寄达地 邮资 产生费用申请内容

采购 3月到付 20xx-3-20xx74689479866 宁波 ￥61 **寄材料，运费从货款中扣除

采购 3月到付 20xx-3-29 575523277950 浙江 ￥417 费用由**支付

采购 5月到付 20xx-5-2 575543479553 浙江 ￥792 **借光源，由**承担，货款中扣除

采购 5月到付 20xx-5-4 510481054557 常州 ￥52 **借光源，由**承担，货款中扣除

采购 5月到付 20xx-5-2 117081420xx7 深圳 ￥22 由**承担

采购 5月到付 20xx-5-7 575502923729 浙江 ￥262 **来料，从**货款中扣除

采购 5月到付 20xx-5-21 574712714373 宁波 ￥28 **寄材料，运费从货款中扣除

小计 1,634

(1)部分快递业务申请单为事后申请审批，未做到先申请后执行;在审计时，我们发现有13笔快递费用单次超过500元，随机抽了一笔采购在2月份支付的**材料快递费，采购负责人回复发生时间比较长，无法提供相关来料无法满足生产急改由公司自行承担快递费用的相关依据。

部门 月份 邮递日期 邮递编号 寄达地 邮资 产生费用申请内容

国际营销 5月寄付 20xx-5-31 103021412234 浙江 ￥1,392

国际营销 5月寄付 20xx-5-31 103021412225 浙江 ￥1,327

国际营销 3月寄付 20xx-3-8 810031123370 浙江 ￥1,229

采购 2月到付 20xx-2-6 25574344821 南京 ￥1,048 **寄材料，生产急需，原定物流无法满足生产

国际营销 6月寄付 20xx-6-22 103019293632 广东 ￥1,029

国际营销 4月寄付 20xx-4-26 592474446914 中山 ￥928

采购 5月到付 20xx-5-2 575543479553 浙江 ￥792 由**承担，货款中扣除

国际营销 6月寄付 20xx-6-3 103021412261 浙江 ￥714

国际营销 5月寄付 20xx-5-17 10302141220xx 深圳 ￥692

国际营销 6月寄付 20xx-6-3 103021412252 浙江 ￥692

国际营销 5月寄付 20xx-5-25 103021412191 广东 ￥689

国际营销 5月寄付 20xx-5-21 103010686552 广东 ￥686

LED技术 5月寄付 20xx-5-2 592545525452 上海 ￥622

审计建议：

我们建议单笔快递费用超过1,000元，应由中心总监审批后再执行，由各级负责人严格把关审批环节, 审批费用支出的真实性与合理性，审核所发生的业务是否符合厉行节约，有利于提高公司经济效益。

三）审计办公文书格式要求

倡议书是个人或集体提出建议并公开发起，希望共同完成某项任务或开展某项公益活动所运用的一种专用书信。

【特点】

(一)倡议书的群众性

倡议书不是对某个人、某一集体、或某一单位而言的，它往往面向广大群众，或对一个部门的所有人发出，或对一个地区的所有人发出，甚至向全国发出。所以其对象广泛的群众性是倡议书的根本特征。

(二)倡议书对象的不确定性

倡议书是要求广大群众响应的，然而其对象范围往往是不定的。它即便是在文中明确了自己的具体对象，但实际上有关人员可以表示响应，也可以不表示响应，它本身不具有很强的约束力。而与此无关的别的群众团体却可以有所响应。

(三)倡议书的公开性

倡议书就是一种广而告之的书信。它就是要让广大的人民群众知道了解，从而激起更多的人响应，以期在最大的范围内引起共鸣。

【格式及写法】

倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。

(一)标题

倡议书标题一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。另外，标题还可以由倡议内容和文种名共同组成。如“关于为雅安地震灾区捐款的倡议书”。

(二)称呼

倡议书的称呼可依据倡议的对象而选用适当的称呼。如“广大的青少年朋友们”、“广大的市民朋友们”等。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出倡议的对象。

(三)正文

倡议书的内容需包括以下一些方面：

1、写倡议书的背景原因和目的

倡议书的发出贵在引起广泛的响应，只有交待清楚倡议活动的原因，以及当时的各种背景事实，并申明发布倡议的目的，人们才会理解和信服，才会自觉的行动。这些因素交待不清就会使人觉得莫名其妙，难以响应。

2、写明倡议的具体内容和要求

这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化。开展怎样的活动，都做哪些事情，具体要求是什么，它的价值和意义都有哪些均需一一写明。

倡议的具体内容一般是分条开列的，这样写往往清晰明确，一目了然。

(四)结尾

结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。

(五)落款

落款即在右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。

四）审计办公文书格式要求

公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解：

(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。

(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。

(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。

(4)公文是办理公务的重要工具之一。

常见的公文格式有函、请示、报告、通知、规定的公文格式等，下面是十三种公文写作格式：

(一)命令(令)

1、命令(令)的用途：

(1)依照有关法律公布行政法规和规章;

(2)宣布了施行重大强制性行政措施;

(3)嘉惩有关单位及人员。

2、命令(令)的种类：

(1)发布令

(2)行政令

(3)嘉奖令

4、命令(令)的写作：

(1)发布令：

标题：发令机关名称或发令机关领导人职务名称+文种，如：《中华人民共和国国务院令》。

令号：位于标题下面，令号不按年度编排，而是从发令机关领导人任职开始编流水号，至任满为止，下任另行编写。

正文：说明公布的法规名称，通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。

落款：签署发令机关领导人的职务名称和姓名，然后注明发令日期。

(2)行政令：

标题：发文机关名称+主要事由+文种，如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。

正文：

①说明发布命令的缘由，做到理由充足，使人信服;

②写出命令的具体内容，包括强制性行政措施及执行机关等，要求条目清晰，层次分明，便于执行。

(3)嘉惩令：

标题：发文机关名称+主要事由+文种。

正文：包括嘉奖缘由、嘉奖事项、发出号召三个方面内容组成。

5、写作命令(令)的注意事项

(1)内容要符合有关法律和政策。

(2)态度要鲜明。

(3)文字要简炼，结构要严谨，中心要突出，语言要肯定。

(4)发文机关要合乎要求。

(二)决定：

1、决定的用途：

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定是一种重要的指挥性和约束性公文。

2、决定的写法：

(1)标题：作出决定的机关或通过决定的会议名称+决定的事由+文种，如：《××市关于平衡财政收支、严格财政管理的决定》。

(2)题注：会议通过的决定，要加上题注，说明这个决定是什么时间，在什么会议上通过的。

(3)正文：按其具体用途和内容不同分为两类：

①对重要事项作出安排的决定。主要有表彰决定、惩处决定、机构设置决定、人事安排决定、授权决定及发布法规性事项的决定等。其正文包括两部分，一是说明作出“决定”的根据和执行名称;一是分条写明决定事项。

②对重大行动作出安排的决定。这是一种事先对某项重要工作的开展进行布置的决定，指挥性极强。正文通常包含两层意思，即通过或制发决定缘由和决定的事项。

(4)结尾：重申要求，明确工作步骤或申明要求发出号召。

3、写作决定的注意事项：

(1)要作好调查研究。

(2)要做到观点鲜明。

(三)公告

1、公告的用途

公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。

2、公告的写作：

(1)标题：

①发文机关+文种，如：《中国人民银行公告》。

②发文机关+事由+文种，如：《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。

(2)正文：大都只限于宣布具体事项。也有的公告正文相对复杂一些，即包括缘由或根据、事项和结语三项内容。其常用“特此公告”作结或省去结语。

(四)通知

1、通知的用途

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、通知的写法：

(1)格式：

用公文的一般格式。

(2)标题：

发文机关+事由+文种，如：《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》。

事由+文种，如：《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。

(3)正文：

1)批示性通知

批示性通知含“颁发”型通知、“转发”型通知和“批转”型通知三种。

a)“颁发”型通知

五）审计办公文书格式要求

公文的概念和特点

公文即公务文件，是国家机关级其他社会组织 在行使职权和实施管理的过程中形成有具有法定效用和规范格式的文件。特点有：

1、作者的法定性；所谓的作者法定，就是指依据宪法和其他有关法律、章程成立的，并能以自己的名义行使职能权利和担负一定的义务、任务的机关、组织或代表机关组织的领导人。也就是说，党的机关、人大机关、行政机关、人民团体、企事业单位及其他法定的社会组织才有权制发公文。以领导人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关的名称与职务，代表他所在的机关来发文的。

2、效力的权威性；

3、内容的.公务性；公文不管是别人代拟的还是领导者自拟都只能是为了“公务活 动”而创制。

4、体式的规范性；

5、制发的程序性；公文制发程序一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、 登记、分发等步骤。

6、创制的时效性。

公文的分类

根据公文形成和作用的活动领域，分为通用公文和专用公文两类

根据公文机密程度，分为对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件六类。

根据公文行文方向，可分为上行文、平行文、下行文三类。函是最重要的平行文。 凡是没有隶属关系的，机关不分大小，级别不论上下，一律视为平行关系。

根据处理时限的要求，可分为平件、急件、特急件三类。

根据公文制发机关的性质，分为法规文件、行政文件、党的文件三类。

根据公文内容的性质和作用，分为规范性文件、领导指导性文件、陈述呈请性文件、知照性文件、记录性文件。知照性文件是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各相关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。

根据文件的发送目的，分为主送件、抄送件、批转件、转发件等。

根据公文来源分为两类：收文、发文。

公文的文种

据《办法》的规定，国家行政公文有13种，据《条例》规定学党的机关公文有14者，各分别是：

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令、公告、通告、议案；

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、 决议、公报、指示、条例、规定。

公文的文体

是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即 公文的表达方式和语体特征。应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

在公文的写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主。

公文的行文规则

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文来往关系。我国社 会组织的管理机关可以分为三大类：

1、政权机关：立法机关体系（自全国人大及常委会、省人大及常委会到乡镇人民 代表大会）；行政机关体系（依次是中央人民政府即国务院，省、四大直辖市、各自治区和港澳特别行政区政府，市、地区、自治州政府，县级市、市辖区、县政府，乡镇政府）；司法机关本系（自最高人民法院到乡镇司法机关）；其他行政机关（军事机关体系、政协机关本系等）。

2、团体机关 中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心；中国共产主义青年团机关体系；全国工会机关体系；全国妇女联合机关体系；其他群众性团体。

3、实体机关 事业单位机关，均由国家提供一定的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。

我国社会组织机关及其部门、单体之间的组织关系和行文关系有以下四种：

1、隶属关系，如国家教育部与各省、自治区、直辖市教育厅（局）；

2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。如国务院所属 各部、委、办之间、省人民政府各厅（局）之间；

3、平行关系，同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系；

4、非隶属关系，非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系， 又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系。或称为不相隶属关系，如省军区与县人民政府，省教育厅与县民政局。

六）审计办公文书格式要求

1.0主要内容及适用范围

规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

2.0档案的管理机构

2.1文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

2.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2.3档案室主要职责：

2.3.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.3.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

2.3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

2.3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

2.3.5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

3.0档案的种类

3.1法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

3.2企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.3计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

3.4总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

3.5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

3.6凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3.7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3.8汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

3.9劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

3.10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

3.11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

3.12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

4.0档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

5.0档案的收集。

就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

5.1立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

5.2立卷归档的时间

5.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。

5.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

5.3立卷归档的要求

5.3.1各部门兼职档案员在规定的`归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

5.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

5.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

5.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

5.3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

5.3.6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5.3.7立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

5.3.8立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

5.3.9立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

5.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

5.3.11各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

5.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

6.0档案的借阅

6.1档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

6.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

6.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

6.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

6.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6.6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

6.7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

7.0档案保密要求

7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

7.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

7.3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

7.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

7.8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

8.0超期档案的销毁

8.1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

8.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

8.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

9.0档案的保管

档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

七）审计办公文书格式要求

八）审计办公文书格式要求

第一条 管理要点

1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、 文件管理的`范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

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4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

九）审计办公文书格式要求

一、本校教师、职工利用档案，必须持有学校办公室负责人签署意见，分管校长批准的阅档单。

二、本校学生利用档案，必须持有学生证及学生科的`介绍信，在档案室查阅，不能借出。

三、外单位人员利用档案，必须持有本人单位介绍信，并学校办公室负责人签署意见，分管校长批准后，方可利用。

四、利用档案人员一律在档案室阅览，如因工作需要必须借出，需经分管校长同意，并严格履行借阅登记手续且限期归还。

五、借出期限一般不超过两周，特殊情况，经档案室主任同意，可办理续借手续，并按期归还。

六、利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

七、档案管理人员应仔细检查归还的档案，如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，并向档案室主任报告。

八、档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

九、查（借）阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

十）审计办公文书格式要求

根据贵单位的委托，我们对工程竣工结算进行了审计，现本单位郑重承诺：

1、严格按照《中华人民共和国国家审计准则》、《政府投资项目审计规定》及国家和地方有关法律法规的要求进行审计，我们承诺向博湖县教育和科学技术局出具的项目审核报告中的`工程量计算，计价及审核结果等文书是真实、准确、合法的，无弄虚作假、徇私舞弊造成审计结果失实等情况。

2、严格遵守法律、法规有关规定，恪守职业道德；严格按照审计质量要求和工作时限完成审计事项，不私自将审计资料带出工作场所，不私自与施工单位核对工程量。

3、我们对施工单位报送的签证工程量和部分市场价进行现场测定、严格重新核定，并对我们重新核定的工程量和材料及设备市场价的真实性进行承诺。我们审计独立、客观、公正执业，事实求是，确保审计证据全面、充分，避免与建设单位或施工单位发生纠纷或口角，有效维护当事人的合法权益，不损审计公正形象。

4、如今后对我们审计的该项目实施复审或复核，发现违背事实，不遵守相关法律法规，弄虚作假、徇私舞弊或滥用

职权造成审计结果失实以及发生其他重大过失、违约等情况的，我们依法承担一切责任，并接受处罚。通过复审后的建设项目的工程造价在审核认定工程造价的基础上超过±3%的，我们自行退出在博湖县审计政府投资教育建设项目的受聘资格。

对上述承诺，本单位法人（负责人）及相关人员愿意承担相关法律规定的有关法律责任。

中介机构名称（签章）：

造价工程人员（签章）：

年月日

十一）审计办公文书格式要求

审计组：

按照《XXXXX领导干部经济责任审计实施办法》和《关于хххххх同志经济责任审计审前准备资料及有关事项的通知》要求，我单位向审计组提供了此次审计所需财务会计资料及相关资料，并对下列情况做出承诺：

一、所提供的会计凭证、会计账簿、会计报表、银行开户账号等会计资料是真实的、完整的。

二、所提供的与经济管理、财务收支等有关的资料和其他资料是真实的、完整的`。

三、如果所提供的资料存在不真实、不完整的情况，愿承担相应的法律责任。

四、审计组要求提供的其他资料需要做出承诺的，单独起草有关承诺说明。

单位负责人签字：

财务部门负责人签字：部门负责人签字：部门负责人签字：被审计单位盖章：年 月

日 XX XX

被审计单位:(盖章)

金额单位：元

主管领导： 财务部门负责人： 填表人：

会 计 资 料 统 计 表

主管领导： 财务部门负责人： 填表人：

十二）审计办公文书格式要求

为规范办公室的日常办公管理，创造一个良好的办公环境，特制订本制度。

第一条：适用范围

本制度适用于全体员工并严格遵守

第二条：职责部门

行政部负责全面管理和监督公司水、电、暖以及耗材的使用和维护。

第三条：水电使用规定

1.员工均有义务留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗。

2.员工应关注办公电脑的用电状况，长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭。下班时应及时关闭电脑，不能使电脑开着过夜。

3.员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开办公室的员工应仔细巡查，关闭办公场所、走廊和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。

4.公司接待室在无人使用的情况下，其室内的照明、空调等应关闭。

5.节约用水，反对浪费，用水后应及时将水龙头关闭。

第四条：复印机使用规定

复印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。

2.复印完毕务必按“OFF”键，使复印机进入待机状态。

3.除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印其他私人资料。严禁因私大量复印文件、小说、书籍等非工作性文件。

第五条：空调使用规定

1.空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调机照常开机。

2.下班后，各空调区域最后一个离开的`员工，应自觉关闭各自办公区域的空调，以杜绝浪费。

3.使用空调，应注意节约，夏天在28℃以上方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于25℃；冬天在12℃开启空调制热，制热温度设置不应高于30℃。

4.使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调的使用效果。 5.落实空调使用管理责任制。单间办公室以及会议室的空调以谁使用谁负责为原则，公共办公区域则由行政部负责管理。

6.不得随意打开空调机壳或拆卸机件，要注意对空调的合理使用和维护，有异常应速报知行政部，由行政部联系专业人员进行修理。

第六条：卫生清洁管理规定

1.所有员工都有维护卫生环境的权利和义务。

2.办公室卫生管理实行日常清洁与定期保洁、公共区域由专人负责、个人办公区域由员工负责相结合的原则。

第七条：环境及卫生标准

窗明洁净，墙面清洁；

2.角落无积尘、蛛网；

3.灯具、电器、用具清洁；

4.办公桌整洁有序，不允许杂乱的摆放资料，文具等；

5.各部门的文档必须存放在各部门的文件柜中，不允许堆放在桌面或办公桌的桌底。

6.室内无杂物；

7.地面无痰迹、纸屑、烟头；

8.个人仪表整洁、干净。

第八条：员工环境卫生规范

尊重保洁员的辛勤劳动，不得有侮辱之行为、言论；

2.有责任和义务保持个人办公区域的清洁卫生；

3.不在厕所、洗碗槽乱扔手纸、饭菜、荼渣，防止堵塞管道，污浊外流；

4.不随地吐痰；

5.办公室区域内禁止吸烟；

6.各部门的办公区域内，对外的窗户在下班后或在下雨时，必须保持关闭。各部门应指定专门人员负责；如发现没有按要求做的部门，将对负责人协助清洁工打扫卫生一周的处罚；

7.不能私自移动，挪用办公室区域内的设施设备；

第九条：作息时间

1.早6:30起床，7:30到达办公室

2.上午工作8:00—12：00

3.中午休息12:00—13：30

4.下午工作：13：30—17:30

5.下班时间：17:30

6.如现场施工，作息时间根据施工情况调整，以现场施工为准。

第十条：其它规定

1.行政部需安排专人进行日常检查和维护。

2.员工发现水、电、暖设施出现故障，应迅速与行政部联系，不得私自修理。

3.员工需提高节流开源的意识，互相监督，对浪费现象加以制止；并集思广益，积极对公司水、电、暖的管理提出合理的建设性意见。公司将会根据情况对提供建议的员工给予奖励。

4.上班期间不得无故串岗、不得在走廊、前台等区域大声聊天、喧哗、嬉闹。不得做与工作无关的事情；

5.严禁上班时间玩电脑游戏、看视频等，或浏览无关网站占用公司资源

6.员工上班时间应着装整洁大方，不得穿异装异服。

第十一条：附则

本制度由行政部负责解释与修订，即日起起生效实施。

十三）审计办公文书格式要求

第一条为规范办公区域的管理，创造礼貌、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制定本制度。本制度适用于总公司、各子（分）公司、各管理处办公室。

第二条员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班，上下班时光按现有规定执行。

第三条上班打卡后不得外出吃早点或办私事，如确有需要须向直管领导报备，午休后应准时上班。

第四条不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。

第五条员工上班时务必着装整洁、得体，不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的'装束，不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象贴合<基本服务礼仪标准>中的仪容仪表要求。

第六条办公时光因私会客需和直管领导报备，时光不得超过30分钟。因私打电话务必简短。

第七条上班时光内办公区不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站。任何时候不得使用不礼貌语言和肢体动作。

第八条上班时光内不得用餐、吃零食。

第九条个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁。部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁。

第十条办公室环境要求：环境整洁、摆放有序。随手清洁，及时归位。办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物（鞋、雨伞存放于指定场所）。严禁随地吐痰、乱丢纸屑。垃圾桶不超过3/4满。

第十一条公司办公区域、公用区域严禁吸游烟，吸烟的员工应注意他人的感受，控制吸烟量及避免在女性面前吸烟。冬、夏季开启空调期间，禁止在空调房内抽烟，须到有外窗的洗手间或指定场所进行。

第十二条工作期间和午休（餐）时光不得饮酒，不得带有酒精状态上班。接待公司客人的除外。

第十三条下班、或离开办公室30分钟以上的，须关掉不使用的电器、电灯等耗电设备，午餐期间关掉应关掉显示器和电灯。公文、印章、票据、现金及贵重物品等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

第十四条遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。

第十五条礼貌用厕，节约用纸，注意保洁。

第十六条办公区内不得擅自添加办公家俱。

第十七条爱护公司财产和设备，发现损坏及时向办公室报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。

第十八条本制度自发布之日起实施。

十四）审计办公文书格式要求

第一章总则

为了合理管理办公用品，适应工作需要，合理节约费用，特制定本规定。这项规定的执行部门是办公室。

第二章材料的分类

1.公司办公用品分为低值易耗品、控制类产品、贵重物品和实物资产。

2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等

3.管材产品：订书机、钻床、剪刀、美术刀、文件夹、计算器等

4. (三)个人保管物：三百元以上的自用自留费用;

5.实物资产：空调、电脑、相机、相机等材料300元以上。

第三章办公用品的采购

1.公司办公用品、办公材料的采购原则上由办公室统一采购。特殊材料经办公室批准，由采购部自行采购。

购买物品需填写《购买申请表》，300元以内的物品需报部门经理审批，办公室审批;300元以上(含300元)由部门主任批准，办公室审核，总经理批准。

2.指定专人负责物资采购，采取以下方式：

1)定点采购：公司订购大型超市采购商品。

2)时间安排：每月初进货。

3)定量：动态调整，保证立柱材料的库存合理性。

4)特殊商品：从多个厂家选择产品进行比较选择。

第四章物资领用管理

1.公司根据物料分类进行不同的'收集方式：

2.低值易耗品：由办公室管理员签字直接领取

3.控制下的产品：直接由办公室管理员签字领取

4.贵重物品：根据特殊文件的收集程度

十五）审计办公文书格式要求

1、监督项目招采、供应商管理情况，负责制定年度常规审计计划，据此开展年度审计。根据公司领导安排进行专项审计。对审计过程中发现的问题进行风险提示、管理建议，提交相关报告。

2、监督被审计单位的整改情况，督促整改措施有效落实。

3、建立、完善公司风险控制体系，持续优，并在公司范围内进行培训、推广执行。

十六）审计办公文书格式要求

1、参与制定公司内部审计规章制度、审计部门文件；编制审计年度计划、工作方案等；

2、参加各项常规审计工作的实施，并具体负责所涉及审计事项审计工作底稿的编制；

3、参与对公司重大经营活动、重大项目、重大经济合同的审计活动；

4、负责对所涉及的`审计事项，编写内部审计报告，提出处理意见和建议；

5、做好审计管理信息系统的数据管理和安全运行维护工作；

6、参与各子公司、业务中心审计工作；

7、上级领导交办的其他工作任务；

8、前期需要在财务部熟悉各业务部门流程和财务制度，后期作为审计部负责人培养。

十七）审计办公文书格式要求

1、督促酒店建立健全财务核算制度，检查财务制度的执行情况，对财务核算工作的质量进行监督。

2、督促酒店建立健全财务管理制度，完善财务监督机制，检查酒店执行国家财经法律、法规、制度及遵守财经纪律情况，对财务活动的`合法性进行监督。

3、审核酒店拟订的年度财务预、决算方案，资金使用和调度计划，筹资、融资和投资计划，利润分配或弥补亏损方案。

4、对公司税收进行整理筹划与管理。

5、与财政、税务、银行、证券等相关政府部门及会计师事务所等相关中介机构建立并保持良好的关系。

6、对酒店产权转变、资产核销、资产重组、对外投资、债务担保、资产抵押等重大财务活动的决策程序和实施执行情况进行监督。

7、审核酒店财务报告，评价和报告其经营管理业绩。与酒店总经理一起，共同对财务报表和报告的质量负责。

8、与酒店总经理联合审批规定限额范围内的公司经营性、融资性、投资性（对外、对外）支出；对酒店授权范围内的贷款担保事项负责。

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