办公文书的定义是什么意思
时间：2025-10-15办公文书的定义是什么意思(收藏十一篇)。
公文是指法定机关与组织在公务活动中，根据特定格式和处理程序形成和使用的书面材料，也称为公务文件。它承载了重要的行政信息和决策。以下是范文870网小编整理的公文含义，以及精选造句，供大家参考阅读。
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作为一名中文系的学生，我非常喜欢公文写作这门课，公文写作课程采取理论与实践相结合的方式，采用例文分析方法，让我对公文不仅有了比较全面的认识，而且较准确的掌握了公文写作的格式特点及其应用。一直以来我也在努力学习，加强锻炼，增强自己的实际写作能力，经过近一个学期的学习，有老师的辛勤教导和平常的不断付出，我认为自己收获很多，并且在今后也会更严格督促自己去更好的学习公文写作。
一.我对“公文写作”的认识
从字面意义上讲，公文写作是指公务文书的写作，是文件的拟稿工作，它是机关制发文件的第一个工作环节。学习过程中，我认识到公文是一种专业的写作文体，有广义与狭义之分。广义的公文是指国家党政机关，群众团体，企事业单位在公务活动中使用和形成的，一般指具有特定体式并经过特定程序处理的任何书面文字材料;狭义的则是指通用公文和专业公文。
公文的种类有很多，比如“通知”、“批复”、“请示”“意见”等，此外，每一类公文中有很多精确细致的分类，比如“通知”这类我们经常接触到的文种，它下面就有分：发布指示的通知，颁布规章的通知，晓谕性通知，会议通知，任免通知，批转、转发文件的通知。了解掌握它们尤为重要，因为这对写好公文起着关键的作用。
另外让我特别注意的是上述文种虽有相似之处，但每一种都有其独特的功能作用，不能相混淆。我所学到的理论知识远非这些，还有公文的行文规则，作用，特点等，我在这里就不一一列举了，总之通过一学期的公文写作课的学习，我对于公文的认识有了质的飞跃。
二.实际操作能力的培养
这一学期，各类公文的写作是我们学习的重点，课下我进行了一些练习，对老师布置的作业也认真完成。因此，我对它们的概念，分类，写作方法有了进一步形象化的了解。以“申请”为例，通过做练习，我发现里面有很多小的东西需要我们注意，像“你系关于请批复”这句话在申请中是不可以出现的，还有落款的时间是要用汉字写的，不能用阿拉伯数字，所以我认为学习公文一定要细心，如果不仔细，就会出现小的错误。
一般而言，公文的写作都分成3部分：标题，正文，落款。尤其是正文部分，有很多值得注意的地方，它需要依据，需要理论，要说清楚事项，它所使用的文字是严肃，庄重的，不允许有口语或歇后语出现。在刚开始练习时，我写的公文就是作文，没有理论依据，用词模糊，表达不清晰，经过训练后，我会很自觉的运用像“根据，为了，决定”等这些公文中经常出现的词，而且能比较准确的运用公文。当然我做的练习离正规的行政公文还有些距离，我会继续努力学习。
三.加强对公文写作的学习
通过学习公文写作，不但增加了自己的理论知识，也对我的实际生活产生了很大的影响。比如对“计划”的学习，使我学会了在日常生活中也对自己的工作制定计划安排，它能够使我高效率地完成任务，掌握应变主动权。我保持了拟订学习计划的习惯，在以前，我只是大约定个时间，可以说是草稿的形式，而现在，我有意识的地去训练“计划”的写作手法，会在学习计划中写明确切的目标，列出具体的事项，让我知道怎么做，便于操作落实，并且有具体的时间，这样出来的成品要比以前的具体，而且可行性也高了很多。
学习公文写作让我受益匪浅，所以在今后的学习中，我还会完善自己公文写作的理论体系，更多的把自己学到的理论运用到实践中去，相信公文写作会带给我更多的收获。
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在领导安排及公司文书科的组织下，我参加了___举办的“公文写作技法与规范化办理培训班”的培训活动，依据个人工作实际情况，较为认真的对培训内容进行了学习领会，现总结如下：
一、主要培训内容
(一)重点学习的培训内容
1、汇报材料写作：通过学习、参考讲师教学课件内容，从汇报材料的起草、修改上对自身知识进行了丰富，同时通过听取讲师讲述经历、传授经验，使我对汇报材料写作中领会精神的重要性有了进一步的认识;
2、领导讲话稿撰写：在“领导讲话稿撰写”专题培训中，讲师在总结出“公文写作难在准确规范;重在领导满意;贵在推陈出新”的基础上，采用了以讲述个人经历、分享个人体会为重点，以课件材料为辅助的授课方式，较为生动的对培训内容进行了讲解，对我个人学习的提高帮助较大;
3、述职报告写作专题及工作总结写作专题：通过概述文章的特征和构成要素，结构模式特点，写作要点等，讲师对述职报告和工作总结的写作分别进行了讲解，在讲解中也适当穿插了些个人经历和体会，结合我个人工作内容，此专题讲座对我个人的提升也较大。
(二)其他培训内容
1、《党政机关公文格式》学习专题：本专题着重对公文术语和定义、公文用纸及版面要求、公文版头适用范围、公文的特定格式和式样说明、工作中易犯的格式错误等进行了讲解，但通过与集团公司其他参训学员沟通，了解到集团公司在以上部分项目内容中均有具有内部具体要求，所以个人在学习中仅对自己需要的内容进行了学习听取，以便在工作中查缺补漏;
2、《党政机关公文处理工作条例》的解读、《条例》规定的15种公文文种的写作要领、《条例》规定的公文办理专题：该专题内容较为繁复，内容主要是针对市政机关工作中的公文处理进行讲解，对集团公司内的公文处理局限较大，在日常工作中不容易接触，所以我将该类专题内容不作重点学习，仅进行听取了解，以便在工作中查缺补漏。
二、重点内容学习心得
在我上述学习重点内容中，给我体会较深的是汇报材料及领导讲话写作中，对领导意图把握的相关讲解，尤其是讲师重点强调的：在该类写作的过程中，将自己摆在领导的位置，领会和把握领导的思想是这类文章写作的重点方式，但却要极力避免自己的个人想法在文章中的体现。这是我在写作过程中不曾注重过的事情，将领导的想法用书面性的语言表达出来，这是个转换、构思的过程，或多或少会在不经意间将自己的想法习惯贯穿其中，这样就有可能会造成领导意图传达的失真或偏离，通过培训我认识到了这一点，因此在今后的工作中，我也会避免这种情况的发生。
其次，在讲师提出的“公文写作难在准确规范;重在领导满意;贵在推陈出新”中，我对讲师重点强调的“贵在推陈出新”印象深刻，因为在我认识中，公文的本身就是个僵化、无趣的事物，它不能像散文、诗歌那样使用华丽的词藻和优美的语句，营造美丽的意境，它只能做出简单的陈述，或者使用公式性的语言进行平淡的表达，完全跟“新”这个概念无缘。但在讲师的讲解中，我认识到，虽然公文写作的限制极大，能够使用的东西极少，但我们仍可以在表达手法、词语搭配、语境塑造方面下一定的功夫，使自己写出的文章具有一定的新意，不再那么的枯燥乏味。
通过这次学习，我对领导讲话、汇报材料、述职报告及工作总结的写作有了新的认识，相信在今后的工作中会有一定的提高。写作这项工作对我来说仍属于是一项挑战，不管最后的成果怎样，我都会尽自己最大的努力去完成每个文章的写作，不断向“公文写作难在准确规范;重在领导满意;贵在推陈出新”的方向迈进。
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20__年2月13日—20__年2月17日我局特邀请李永平等三位讲师对我局领导干部职工进行了为期五天的公文写作培训。在培训中我了解到公文写作分为：公文的概况、公文的写作要求、公文的特点、公文的种类、归档程序及公文处理。
在五天的学习中，各位讲师根据他们多年工作的经验，以及无数次在行政、企业授课的感悟，从实际操作中总结出了一些写作经验和写作方法，应用大量的实践案例分析、公文写作实用模式，带给我最具实用的公文写作培训体验。讲师们还介绍了常用公文的写作特性，公文的行文方向和行文方式。规范文书的写作技巧，提高我们的写作技巧。
这次学习培训让我彻底走出了公文写作的思想误区。过去我对公文写作的认识是一知半解的，总是认为随便写写应付过去就行了，根本不想去深究它的写作特点、写作方法和写作要领等，所以，迄今为止，也没有写出自己认为满意的公文。这次学习培训使我对公文写作有了重新的认识，主旨单一、集中、明确，材料多样、真实、有力，结构合理、谨严、固定，语言准确、简明、平易、庄重，是公文所应具备的基本特征，也是对公文写作的基本要求。
在今后的工作中我会努力学习公文写作，把讲师教给我的知识应用到今后的公文写作中。努力加强语言修养，锤炼思维能力;掌握公文写作的规律;善于领会政策，熟悉规定;要研究问题，把握情况。
我在写好公文的道路上还有很长一段路要走，只有努力练习，多看多学才是走好这条路的基础。总之，这次的学习使我受益非浅，也够我消化一阵子的了。感谢单位领导为我们提供公文写作培训的机会，这次学习培训必定会让我受益终身!
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今天下午学习了由办公室讲解了公文写作技巧这节课，使我受益匪浅，内容丰富，开阔了我的视野，拓展了我的思路，提升了我的写作能力。
培训期间分别学习了《公文写作格式规范》、《常用法定公文写作》、《公文规范化处理》、《文书立卷归档》、《公务礼仪》以及领导讲话稿和调研报告的写作等11个方面的内容。这节课，通过精心、深入的讲解和具体实例指导，我对公文的概念、作用有了进一步的了解，尤其对公文写作需要注意的事项有了更深层次的理解和把握，重点就是在确保公文内容符合国家方针政策的同时，必须注重公文写作格式和语言表达的简朴流畅。通过学习，认真反思自己在公文写作方面的现状，有如下几点心得体会：
首先，作为一名合格的公文写作者，要从“四勤”做起。
一是做到眼勤。就局里各方面工作而言，每的业务工作都不一样，而且工作的方式方法也不尽相同，各有各的特点，需要学习、借鉴的地方很多。那么，我就要通过平时细心的观察才能在平凡工作中寻找方法、了解情况、掌握更多的知识和技能，从而更快、更好的适应当前工作需求。
二是做到手勤。动笔是一个综合性的练习过程，平时尽量要多写多练，力争将工作中的点点滴滴、条条块块以文字形式写出来，在搜集各类信息的基础上，大胆尝试撰写一些调研报告、工作论文、评论性的综合性文章，时间长了，就能积累一些经验，掌握写作技能，进而达到熟能生巧、下笔自如的效果。
三是做到脚勤。要写出高质量的综合性材料，应尽量找机会多深入一线，收集第一手资料，积累大量素材，不断拓宽自己的视野，为写出高质量的材料打好铺垫。
四是做到耳勤。就是要多倾听各方面的意见和建议。准备写一篇大的综合性材料时，要刻倾听领导、同事的指导和建议，材料写完之后，还要认真听取领导和有关部门的意见，进行修改和完善，在不断的意见交换中提高自己的写作技能和水平。
其次，要不断提升自身理论素质。
重点是侧重加强对涉及科技工作的法律法规、规章制度、发展规划等依据性理论知识的学习，确保写出的任何一篇公文有出处、有依据、立得住，经得起推敲。
通过学习，不仅对我们年轻一代的公文写作能力、经验、技巧等方面进行了针对性的必要补充，满足了我们的迫切需求，更是体现了各级领导纵观全局，高瞻远瞩的大局观。
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公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。
什么是公文?自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。
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我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的国家规范《党政机关公文格式》GB-T 9704-20xx执行，此次修订于20xx年7月1日正式生效。
1、内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须， 符合法律和有关规章的规定，否则无效。
2、形式和格式上的规范性。
3、公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。
4、对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。
公文除了文字文书之外，又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要文字说明)。
随着电子计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用计算机组成机关管理自动化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准确的崭新阶段，因而公文处理需要更高的技术。
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按照国务院办公厅的规定，通用公文包括：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(十四)决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项
(十五)公报
适用于公布重要决定或重大事项
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命令(令)是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。从词义上看，是“使人为事”的意思。“命”还有“严肃”的含义，“令”有“告诫”的含义。命令是我国最古老的公文文种之一。三国时候曹操为了完成其统一中国的大业，千方百计广招人才，先后颁布了《求贤令》、《举士令》和《求逸才令》等。在我国古代，命令有称作“誓”、“诰”、“制”、“政”、“策”等的。
命令(令)是“依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文。
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1.内容重要。
命令(令)所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重
大强制性行政措施，这些都是重要的内容。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在全国或某一地区影响较大的。如果是一般性的表彰先进或批评错误，就不用命令而用通报等别的公文文种。
2.权威性强。
根据《中华人民共和国宪法》的规定，只有中华人民共和国主席、国务院、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。在实际工作中，各级地方政府都很少使用命令这一文种，国家高级领导机关和主要领导人才较多使用。因此，命令具有很强的权威性，命令一旦发布，别的单位或个人都不得修改或歪曲，如果别的公文的内容与命令的有关精神相抵触的，也一律以命令的为准。
3.强制性大。
命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。令出必行，违反命令或抗拒执行命令，就要受到惩罚，在所有国家机关行政公文中，命令是最具有强制性的。
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〔1990〕军字第23号
《中国人民解放军纪律条令》已于1990年5月26日经常务会议通过。现予公布施行。
主席
1990年6月9日
附件：《中国人民解放军纪律条令》 (略)
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第一章 公文
第一节 公文概述
1)什么是公文.
公文定义：是国家机关用其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。
含义理解：
1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。
2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。
3.公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。
4.公文是办理公务的重要工具之一。
2).公文的产生与发展
原始社会：结绳记事;商代后期：甲骨文书;
秦汉：“书”、“奏”。辛亥革命以后：《公文程式》
3).文书、文件和公文
文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。
文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。
公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。
在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。
第二节 公文的特点与作用
1).公文的特点：
1.公文有法定作者
2.公文有法定的权威
3.公文特定的效用
4.公文有规范体式
5.公文有规定的处理程序。
法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。
公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。
2)公文的作用：公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。表现在：
1.领导与指导作用
2.行为规范作用
3.传递信息作用
4.公务联系作用
5.凭据记载作用
第三节 公文的分类与名称
(一)公文的分类：
1).按来源分：对外文件 \ 收来文件 \ 内部文件
1.对外文件：简称发文。是指本机关(或部门)拟制的向外单位发出的文件。
2.收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关(或部门)来的文件。
3.内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。
2).行文关系：上行文 \ 下行文 \ 平行文
行文关系：指发文机关同收文机关间的公文往来关系。
1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。(请示、报告)
2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。(指示、决定、通知、批复)
3.平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。(函)
3).秘密程度：秘密文件(秘密 \ 机密 \ 绝密)\ 普通文件 \ 公布文件
1.秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。
2.普通文件：是指相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。
3.公布文件：是指向人民群众和国内外公开发布的文件。
4).发文机关性质：法规文件\ 行政文件 \ 党的文件
1.法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。(包括：A.法律文件 B.法令文件 C.行政法规与规章文件。)
2.行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。
3.党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。
5).公文内容性质：指挥性公文 \ 规范性公文 \ 报请性公文 \ 知照性公文 \ 记录性公文
1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。(命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知)
2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范。(条例、规定、办法、细则、章程、规则)
3.报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性，请求性公文。(报告、请示)。
4.知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。(公报、公告、知照性通知、通报、函)。
5.记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。(会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志)。
(二)公文的名称：
文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。
A.1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种
1.命令(令)2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要
B.1996年5月3日 中共中央办公厅 《中国共产党机关公文处理条例》 14种
1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函 14.会议纪要
第二章 公文写作
第一节 公文写作概述
.公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。
(包括：起草初稿，讨论修改、形成送审)
1).公文写作是代机关立言
起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。
讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。
公文起草的组织形式：
1.由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。
2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。
3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。
2).发挥公文效用，把好公文质量关
公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。
1.在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。
A.政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。
B.针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。
C.科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。
2.在文字的表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
A.结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚;重点突出、衔接自然;联系紧密、完整划一。
B.语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。
C.行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。
公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。
所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。
3).机关领导要亲自动手撰写重要公文
第二节 公文写作的特点和要求
1).公文写作的特点：
1.被动写作，遵守性强
2.对象明确，针对性强
3.集思广益，群体性强
4.决策之作，政策性强
5.紧迫之作，时限性强
6.讲究格式，规范性强
2).公文写作的基本要求：
1.要保证公文内容在政治上的正确性
2.要实事要是，在业务上符合客观规律
3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑
4.公文起草要符合统一规定的体式和程序
5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料
(体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。)
(程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出)
(尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔;使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。)
第三节 公文写作步骤与方法
1.)明确发文主旨(公文的主题和发文目的)
1.公文的中心内容是什么?
2.根据公文内容，准备采用何种公文名称
3.要明确公文发送范围和阅读对象
2).收集有关材料
1.收集、阅读和研究有关的文件材料
2.深入下去，收集有关的实际材料
(要求：真实、典型、适用、时效)
3).拟出写作提纲
先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思
4).认真起草正文(导语、主体、结束语)
1.把握公文主题，选好用好材料
2.观点正确、情况属实
3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见
4.文字表述要简练，交代问题要清楚
5).反复检查修改
1.关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。
2.关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。
3.关于材料的修改
4.关于结构有修改
5.关于语言的修改
(公文稿纸格式：单面16K，260X184mm)
第四节 公文写作人员的修养
1).公文写作人员加强修养的重要性
公文写作一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。
2).公文写作人员应具有的修养
1.政治素质好：a.明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。b.严守纪律，严守保密制度。
2.有一的政策理论水平
公文写作是执行政策、依*政策、理解政策、表达政策的过程。
3.熟悉业务和机关工作情况
4.有较宽的知识面
5.有较好的文字功底
3).公文写作人员加强修养的途径
1.完善自我，勇于创新
不断学习、不断实践、不断提高、不断创新
2.博览群书，增长知识
勤于、勇于、善于向书本学习
3.深入实践，勤学苦练
勤学苦练、锲而不舍、持之以恒
第三章 公文的体式与搞本
第一节 公文的体式
1).公文体式概述：公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。(作用 ：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便)
2).公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。
(1).公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。(叙述、议论、说明)
1.叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。(包括：人和事两方面)(倒叙、插叙、顺叙)
2.说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。
(定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明)
3.议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。(三要素：论点、论据、论证)
A.论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。(统帅：要证明什么?)
B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据;二是理论论据;三类是政策法规论据。(基础：用什么证明)
C.是运用论据来证明论点的方法和过程。(桥梁：如何证明)
(2).公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。
准确：是公文语言的主要特征和基本要求。
简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。
庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。
得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。
得体的基本要求：一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。
第二节 公文的构成要素与书面格式
(1).公文的构成要素(21项)
1.指定项目：公文管理标识(包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记)、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等11项(必填)。
2.选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等10项(选填)。
(2).公文的书面格式：指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写样式。
(一)文头部份：1.公文格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等级 4.紧急程度 5.收文处理标记 6.发文机关版头7.发文字号 8.签发人姓名(8部份)
1.公文格式代码。又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标志符号。
位置：位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。
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2.印制顺序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。主要针对秘密文件使用。
位置：位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成，前面冠以“NO.”符号。数字不足规定数时，前面用“○”(零)补齐。
3.秘密等级。简称密级，是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。
标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
位置：位于文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。
保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。
绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。
秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。
4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限，是对公文送达和办理的时间限度。程度分：特急、急件。紧急电报分：特提、特急、加急、平急。
位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并用时，位于其下，上下对齐。加戳记注明。
时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。
5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号(全宗号、目录号、安卷号)等项目。
位置：位于文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。
6.发文机关版头。简称“文头”。是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。
党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
7.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度(加六角括号〔〕)和发文顺号组成。
作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
编排发文字号要力求准确、稳固、系统。
位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列;用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列;“命令(令)”则在公文标题下面当中，写“第X号”。
8.签发人姓名。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。
位置：发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。
(二)行文部份： (1.公文标题 2.题注 3.主送机关 4.正文 5.无正文说明 6.附件说明 7.发文机关署名 8.成文日期 9.机关印章与领导人签署 10.注释或特殊要求说明)10部份。
1.公文标题。是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题(事由)和文种组成。
写法：A.省略发文机关名称。B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。
2.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。
位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。
3.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。
位置：位于正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均*左顶格书写。
三种情况：A. 上级领导机关对下级发出的公文，其属下的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。B. 下级机关务上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，不管请示或报告的内容事项如何重要，都只有一个具体的主送机关。C.直接向社会公众发布的公文，如公告等主送机关可以省略。
4.正文。是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。
正文结构分：导语、正文主体、结束语三部份。
导语部份写作有：依据式、目的式、原因式三种。
正文主体的写作要求：略。P73
5.无正文说明。指由于篇幅所限，使公文生效标识(即落款、印章与成文日期)与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。
注意两点：A.只限于文件的正文与文件的生效标识(发文机关落款、印章与成文日期)不能同处在一个页面上而出现正文与生效分离的状况时。
B.“(此页无正文)”的标识位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。
6.附件说明。是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。(形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。)
位置：位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明附件材料名称及件数。
7.发文机关署名。又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的机关名称，亦即公文的法定作者。
位置：应在正文、无正文说明或附件之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。
注意要点：A发文机关的名称必须用全称或规范化简称。
B.联合发文的机关名称都要写上，般以主办单位为先，然后依次排列。
8.成文日期。指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。(年、月、日要写全)
注意事项：A.一般情况下，以领导人签发日期为准。
B.经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。
C.法规、规章类文件以批准日期为准。
D.两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。
E.一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
9.机关印章与领导人签署。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。领导人签署指发文机关领导人在公文的落款处，本人职务名后面签 字或盖章。
印章位置：在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。
注意要点：A.除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章
B.联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。
C.联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
生效标志：发文机关的署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标志”。
10.注释或特殊要求说明。用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读(传达)范围、使用方法等。
阅读(传达)范围：是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。
位置：在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。
注意情况：A.发给各省、自治区、直辖市党委、各大军区党委。只供各受文单位的党委(党组成员)以上干部阅读。
B.发至省、军级。省军级党员干部，以及中央或中央组织部批准按军级待遇及其他相当职务的党员干部，可阅读发至省、军级的中央文件。各正厅局级单位党委(党 组)的主要负责同志，可阅读有关的省军级中央文件。
C.发至地、师级。厅局级以上的党员干部可以阅读。
D.发至县、团级。县处级或相当级别以上的党员干部可以阅读。
E.发至县、团级并可登刊的文件，一般可以至基层党委或党支部。
F.公开发表。以批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件，同内部印发的正试文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行。
(三)文尾部份：1.主题词 2.抄关机关 3.印发说明 4.页码(4项)。
1.主题词。指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。
作用：A.公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。
B.公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度有利提高整个机关的办事效率。(表现：快、准、全)。
C。公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范人，系统化、科学化。
位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。
注意事项：A.必须在公文主题词表中选用主题词。
B.公文主题词表中的类别标题不作主题词。
C.一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。
D.在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。
E.主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。
2.抄送机关。是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。
位置：位于主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。
注意原则：A.抄送要限于同文件内容有关，需要对方知道或者协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。
B.向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关;向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。
C.向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关;翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。
D.在一般情况下，下级机关不得越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越级的上级机关。
E.受又重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。
3.印发说明。又称印制版记，是指文件制发(含翻印)情况的说明记载，包括文件发制发单位的名称、印发日期和负印制份数等。
印制单位：一般是各级机关的办公厅(室)，使用全称或规范化简称。
印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。
印制份数：是该份文件所印的数量。
位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。
4.页码。是指公文每一张页的顺序编号。
位置：用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角： 反面为双数，位于左下角。没有图文区的页面不标页码。
方尾残缺：是指一份公文缺少文尾部份。
文尾错位：是指文尾的位置安排不当。
公文整体而结构有：单式结构和复式结构。
单式结构：是指一份公文由一个主件单独构成。
复式结构：A.一种是主件加附件。B.一种是转发件加被转发件(含印发、发布、批转等)。
第三节 公文的排版形式与装订要求
1).公文的排版形式：公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
1.公文用纸的尺寸和规格。：16开型：长260mm、宽184mm.国际A4：长297mm、宽210mm
2.公文的书写形式。
公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排(少数民族文字除外)，正文文字的每行长度与图文区宽度相等。
3.字体字号 的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。
发文机关标识：推荐使用 高X宽 22mmX15mm 黑变体字或初号宋体字。联合行文推荐使用小初号体字。
公文大标题：推荐使用二号宋体字。
小体题 ：推荐使用三号宋体字。
秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑体字;主题词：推荐使用三号宋体字。
公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用三号或四号仿宋体字。
公文的标点符号：符合1990年3月修订发布的《标点符号用法》规定。
4.多层次结构的标识方法：
第一级用：一、二、三……
第二级用：(一)、(二)、(三)……
第三级用：1 、 2、3、……
第四级用：(1)、(2)、(3)……
2).公文的装订要求
公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。
第四节 公文的稿本
1)公文的稿本：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。
1.草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。
草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。
按照文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。
2.定稿。是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。
定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。
2).公文的文本
同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本;一些法规性文件又有试本、暂行本的形式;同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以实文件的效力。
2.副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。
作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。
3.存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。
存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。
4.修订本。是指对于已经发布生效的文件，在衽一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。
5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。
6.各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。
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